Электронная почта отнимает у вас кучу времени? Вы тонете в потоке писем, забываете ответить на важные сообщения, не можете выкроить время для работы над стратегическими проектами из-за постоянного наплыва срочных поручений?
Электронная почта — важный элемент современной работы и даже личной жизни, но она — обоюдоострое оружие. Почта может стать инструментом, повышающим вашу эффективность, а может оказаться пожирателем времени.
Согласно исследованию компании Маккинзи, топ-менеджеры проводят 28% рабочего времени, разбирая электронную почту, создавая сообщения и отвечая на них. Это больше чем 2 рабочих часа в день, а в год это 28 полных дней!
Есть люди, которые полностью отказались от использования электронной почты. Но такой вариант, скорее всего, социально неприемлем для большинства из нас — в реальной жизни нам нужна почта, чтобы работать и общаться с друзьями.
Чтобы сделать электронную почту своим другом, вам придется выработать новую стратегию и придерживаться ее. Эта книга предложит вам советы и техники, используя которые вы сможете сократить время, затрачиваемое на работу с электронной почтой, в 3–4 раза!
Постепенно вводя в ежедневную практику новые привычки, вы сможете добиться ежедневной полной очистки папки «Входящие» и снизите уровень стресса, вызываемый потоком сообщений.
Книга также содержит массу ссылок на полезные онлайн-сервисы и инструменты для повышения эффективности личной и командной работы.
1. Вредные мифы об электронной почте
1.1. Прежде чем приступить к описанию полезных техник работы с электронной почтой, важно идентифицировать те установки, которые мешают нам грамотно использовать почту. Без разрушения этих мифов мы будем соскальзывать в прежнее поведение снова и снова.
Миф №1: Мы должны быть всегда на связи
Почти любой из нас проверяет почту намного чаще, чем это объективно нужно. Нам кажется грубым не отвечать на письма как можно скорее. Однако почта по своей природе не является средством быстрой связи — для этого есть телефон и службы мгновенных сообщений.
Человек, который посылает вам электронное письмо, не знает, чем вы заняты в данный момент, находитесь ли у компьютера и можете ли ответить. Поэтому вы имеете полное право не прерываться на почтовые сообщения каждые пять минут, а ответить тогда, когда у вас будет возможность.
Если только специфика вашей работы не включает в себя моментальное реагирование на письма (например, техподдержка), абсолютно нормальным и социально приемлемым будет ответить на письмо в течение пары часов, а то и суток с момента его получения.
Миф №2: Короткие письма — это грубо
Взгляните на это с другой стороны: длинные письма — это неуважение ко времени получателя. Если на сообщение можно содержательно ответить одной строчкой, не надо сочинять «Войну и Мир». Лучший ответ — тот, который содержит всю необходимую информацию в минимуме слов.
Миф №3: Приоритеты других людей важнее ваших
Один из известных инструментов тайм-менеджмента — «матрица Эйзенхауэра», делящая все задачи на 4 категории в зависимости от их срочности и важности. Готовы поспорить, что бОльшая часть писем в вашем ящике попадает в третий или четвертый квадрант этой матрицы: «срочные, но не важные» или «не срочные и не важные».
При этом постоянное переключение внимания на почтовую программу отвлекает вас от задач типа «важные, но не срочные», которые, как правило, являются стратегическими и критически важными для вашей карьеры или бизнеса.
Миф №4: Можно использовать электронный ящик и как список дел.
Если вы оставляете письма, на которые требуется ответ или какие-то действия, в папке «Входящие», то вы никогда в действительности не очищаете свой почтовый ящик. Более того, каждый раз, когда вы открываете почтовую программу, все ваши «хвосты» мгновенно бросаются вам в глаза, вызывая стресс и недовольство.
Известен так называемый «эффект Зейгарник» — человек лучше запоминает незавершенные дела, чем завершенные, а значит, каждое незавершенное дело отнимает ресурс мышления и памяти.
Невозможно, да и не оптимально выполнять любую задачу сразу после ее поступления. Однако вам нужно выработать отдельную систему списков задач, позволяющую заканчивать все необходимые действия вовремя. При этом почтовый ящик должен использоваться как средство связи, а не как хранилище задач.
Миф №5: Лучшее решение от завала писем — «почтовое банкротство»
Иногда лавина писем кажется настолько неуправляемой, что заманчивым кажется просто разом стереть все накопившиеся письма в вашем ящике. Назовем это «почтовым банкротством». Решение возможное, но не лучшее: ведь если вы не измените свои ежедневные привычки, эта ситуация повторится.
Привычки лучше внедрять по одной — так больше шансов, что они приживутся в вашей жизни.
2. Ваши новые привычки
Привычка №1: Назначьте время проверки почты.
Установите для себя определенные периоды времени, когда вы занимаетесь разбором почты. Лучше всего определить точное время — например, в 10 утра и в 5 вечера, а не приблизительно «утром» и «вечером»; новая привычка требует определенности.
Если вам приходит менее 20 сообщений в день — вам хватит одной проверки. Если ваш поток писем исчисляется сотнями и скорость реакции важна — отведите на проверку 4–5 временных интервалов.
По опыту, оптимально проверять почту первый раз поздним утром, после того как вы сделали какую-то из важных задач на день, и незадолго до ухода с работы, чтобы «закрыть» день. Но конкретный график будет зависеть от природы вашей работы, стиля вашего начальника и команды и т. д.
У интервального подхода к разбору почты есть несколько преимуществ. Ваш день станет более структурированным, уменьшится количество переключений с задачи на задачу. Вы станете более эффективно отвечать на письма, зная, у вас есть ограничение по времени на их обработку. А в некоторых случаях люди, пославшие письмо, успеют уже решить свою задачу сами, еще до того, как вы прочитаете их сообщение.
Привычка №2: Отключите уведомления о новых сообщениях.
Первые 7 дней доступа — бесплатно.