Портрет Хёрста
Марк Хёрст
Нет нужного пересказа? Сообщите нам или напишите его сами. Спасибо.

Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

2007
Краткое содержание книги
Читается за 7 минут

Вступление

Цифровая грамотность позволяет жить и работать с битами — письмами, задачами, новостями, уведомлениями социальных сетей и прочей цифровой информацией — более продуктивно и без ущерба для работы и личной жизни. Говоря вкратце, владеющие цифровой грамотностью пользователи должны оставить биты в покое.

Срочность и торопливость не помощники в управлении битами. Но и пассивность не решение проблемы. Технологии не могут решить проблемы перегруженности. Простота — достоинство цифровой грамотности. Оставить биты в покое — означает всегда искать возможность удалить, отсрочить или отфильтровать цифровую информацию, иначе она будет накапливаться. Пустота лежит в основе цифровой грамотности.

Благодаря рекламе Брифли бесплатен

Успеха в цифровом мире можно достигнуть, если создать спокойное пустое местечко, где мы можем сконцентрироваться на тех битах, которые нам нужны, и тогда, когда они нам нужны. Пустота приносит выгоду — возможность отдыха (завершённость).

Ещё один компонент цифровой грамотности — умение эффективно работать с инструментами.

Управление входящими сообщениями

Чтобы справиться с перегрузкой электронной почты, надо не допускать перегрузки. Нельзя использовать почтовый ящик в качестве списка дел, файловой системы, календаря, списка закладок, адресной книги.

Почтовый ящик — только для временного и краткосрочного хранения электронных писем, которые затем должны быть удалены или перемещены в другое место. Минимум раз в день удаляйте все письма из почтового ящика. Держите папку «Входящие» пустой.

Упорядочить входящие электронные сообщения поможет метод ежедневного стабильного состояния.

  1. Прочтите всю личную почту и удалите её.
  2. Удалите весь спам.
  3. Ознакомьтесь с информационными или предписывающими сообщениями и удалите их.
  4. Сохраните в файлы все важные сообщения.
  5. Выполните дела, на которые уйдёт меньше чем 2 минуты.
  6. Все крупные дела внесите в список дел.

Чем быстрее опустеет почтовый ящик, тем быстрее вы вернётесь к продуктивной работе.

Управление списком дел

Цифровая грамотность минимизирует время, необходимое на организацию списков дел, и увеличивает время на их выполнение.

Чтобы управиться со множеством дел, требуется расставить приоритеты, и это позволит сосредоточиться на нужной задаче в нужный момент.

Бумага — лучший вариант, чтобы набросать заметку-другую, но для управления списками дел она не годится. Цифровая грамотность призывает пользователя ограничить использование бумаги и перейти на цифровую систему управления списками дел. При большом количестве задач необходимо пользоваться только битами. Бумага не может сжимать информацию: чем больше на ней данных, тем больше места она занимает.

Эффективное управление списком дел требует понимания того, как они работают. Выполнение любой задачи можно уложить в четыре этапа.

  1. Создание.
  2. Период инертности.
  3. Вступление в действие.
  4. Исполнение.

Чтобы список дел соответствовал принципам цифровой грамотности, задачи в нём должны продвигаться по этапам. Он должен быть цифровым, а не бумажным, чтобы удовлетворять требованиям пространства и времени.

Четыре компонента грамотного с цифровой точки зрения списка.

  1. Каждая задача приурочена к конкретному дню. Список дел должен концентрировать пользователей только на сегодняшних задачах. То, что предстоит в будущем, должно оставаться там и не отвлекать взгляд. Новые дела в списке на текущий день и на будущее можно создавать при помощи электронной почты.
  2. У каждой задачи есть свой ранг приоритетности в течение дня. После расстановки приоритетности на день пользователь может начинать работу над ними сверху вниз, всегда зная, на чём нужно сосредоточиться в определённый момент.
  3. Каждая задача должна содержать детальное описание и краткое резюме.
  4. Список дел должен быть достаточно простым, чтоб пользователь мог сосредоточиться на самой работе, а не на инструменте.

Если работы слишком много, то эффективный список дел, по крайней мере, сразу прояснит это, и пользователь начнёт думать, как реорганизовать работу или даже частично от неё отказаться.

Медиадиета

Один из самых настораживающих побочных эффектов информационной эры — ощущение, что мы обязаны всё знать. Перегрузка информацией может вызвать те же проблемы, что и разбухший почтовый ящик: она давит на людей, вызывая стресс и тревогу.

Первый шаг к тому, чтобы обрести контроль над перезагрузкой информацией — не чувствовать себя виноватым. Научитесь получать только нужную информацию, не пытаясь получить её всю.

Подход, связанный с цифровой грамотностью, подразумевает медиадиету, которой и нужно придерживаться. Медиадиета на самом деле мало чем отличается от ежедневной пищевой диеты.

Создавая свою медиадиету, следует опираться на возможно меньшее количество источников и тратить как можно меньше времени, но при этом оставаться полностью информированным.

Медиадиета — набор источников с двумя главными компонентами: основным составом и группой просмотра.

Основной состав включает 3 источника.

  1. Звёзды — редкие источники, которые постоянно предоставляют важную и полезную информацию, касающуюся одной или нескольких областей вашего личного или профессионального интереса.
  2. Рабочие лошадки — их в составе диеты большинство. Это источники, которым можно верить в отношении некоторой важной информации.
  3. Точечные игроки — хороши для решения конкретной задачи.

Группа просмотра — источники, которые ещё не попали в основной состав, но могут там оказаться.

Будьте разборчивы в отношении просматриваемых источников. Просматривайте их с определёнными намерениями, понимая, что вы изучаете, зачем и как долго вы намерены использовать этот ресурс. Помните, что в команде не так много места.

Сознавайте, что и зачем вы потребляете, строго оценивайте, что именно вы потребляете, особенно в интернете.

Создание битов

Если нужно что-то сказать, будьте кратки. Каждый раз, посылая электронное письмо, делая фотографию или создавая веб-страницу, вы добавляете ещё несколько капель в и так уже очень глубокий океан. Вы уверены, что ваше сообщение действительно важно?

Цифровая грамотность предполагает, что послание должно иметь в виду ограниченность ресурсов у получателя, поэтому руководствуйтесь следующими правилами:

  • при написании электронного письма старайтесь сохранять краткость и ясность;
  • при передаче фото выбирайте только лучшие;
  • при создании сайта убедитесь, что его тематика ясна с первого взгляда на домашнюю страницу.

Всегда сообщайте о цели письма как можно раньше. Когда письмо попадает в почтовый ящик, первое, что видит его обладатель — поле «Тема». Если оно не заинтересует получателя, у которого мало времени, то это будет единственная часть письма, которую он прочтёт, прежде чем перейти к следующему. Поле «Тема» должно быть описательным, но как можно более кратким.

Письмо должно быть как можно короче, поэтому:

  • излагайте в первую очередь самую важную идею;
  • затем излагайте вторую по важности идею;
  • если имеется и третья по важности идея, подумайте, нужна ли она в этом сообщении вообще;
  • старайтесь быстрее закончить письмо.

Длина письма имеет большое значение. Чем меньше времени уходит на чтение письма, тем больше у него шансов быть прочитанным.

Люди учатся только через то, что они уже знают: прежде чем отправить сообщение, необходимо убедиться, что получатель находится в нужном контексте.

Избегайте двусмысленностей, чтоб получателю не пришлось ничего переспрашивать.

Избегайте относительных дат («сегодня», «завтра»).

Никогда не создавайте битов, которые вы бы предпочли не оглашать всему миру.

Не пишите письма под влиянием гнева.

Пересказал Александр Басков. Источник: BookIdeas — интересные мысли из хороших книг.
Оцените пересказ:
Нашли опечатку? Выделите её и нажмите Ctrl+Enter.

Вопросы и комментарии

Что осталось непонятным? Нашли неточность? Как нам улучшить пересказ? Пишите, всё читаем.