Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

Вступление

Цифровая грамотность позволяет жить и работать с битами — письмами, задачами, новостями, уведомлениями социальных сетей и прочей цифровой информацией — более продуктивно и без ущерба для работы и личной жизни. Говоря вкратце, владеющие цифровой грамотностью пользователи должны оставить биты в покое.

Срочность и торопливость не помощники в управлении битами. Но и пассивность не решение проблемы. Технологии не могут решить проблемы перегру­женности. Простота — достоинство цифровой грамотности. Оставить биты в покое — означает всегда искать возможность удалить, отсрочить или отфильтровать цифровую информацию, иначе она будет накапливаться. Пустота лежит в основе цифровой грамотности.

Успеха в цифровом мире можно достигнуть, если создать спокойное пустое местечко, где мы можем сконцен­три­роваться на тех битах, которые нам нужны, и тогда, когда они нам нужны. Пустота приносит выгоду — возможность отдыха (завершённость).

Ещё один компонент цифровой грамотности — умение эффективно работать с инструментами.

Управление входящими сообщениями

Чтобы справиться с перегрузкой электронной почты, надо не допускать перегрузки. Нельзя использовать почтовый ящик в качестве списка дел, файловой системы, календаря, списка закладок, адресной книги.

Почтовый ящик — только для временного и краткосрочного хранения электронных писем, которые затем должны быть удалены или перемещены в другое место. Минимум раз в день удаляйте все письма из почтового ящика. Держите папку «Входящие» пустой.

Упорядочить входящие электронные сообщения поможет метод ежедневного стабильного состояния.

1. Прочтите всю личную почту и удалите её.
2. Удалите весь спам.
3. Ознакомьтесь с информа­ционными или предписы­вающими сообщениями и удалите их.
4. Сохраните в файлы все важные сообщения.
5. Выполните дела, на которые уйдёт меньше чем 2 минуты.
6. Все крупные дела внесите в список дел.

Чем быстрее опустеет почтовый ящик, тем быстрее вы вернётесь к продуктивной работе.

Управление списком дел

Цифровая грамотность минимизирует время, необходимое на организацию списков дел, и увеличивает время на их выполнение.

Чтобы управиться со множеством дел, требуется расставить приоритеты, и это позволит сосредо­точиться на нужной задаче в нужный момент.

Бумага — лучший вариант, чтобы набросать заметку-другую, но для управления списками дел она не годится. Цифровая грамотность призывает пользователя ограничить использование бумаги и перейти на цифровую систему управления списками дел. При большом количестве задач необходимо пользоваться только битами. Бумага не может сжимать информацию: чем больше на ней данных, тем больше места она занимает.

Эффективное управление списком дел требует понимания того, как они работают. Выполнение любой задачи можно уложить в четыре этапа.

1. Создание.
2. Период инертности.
3. Вступление в действие.
4. Исполнение.

Чтобы список дел соответ­ствовал принципам цифровой грамотности, задачи в нём должны продвигаться по этапам. Он должен быть цифровым, а не бумажным, чтобы удовлетворять требованиям пространства и времени.

Четыре компонента грамотного с цифровой точки зрения списка.

1. Каждая задача приурочена к конкретному дню. Список дел должен концентрировать пользователей только на сегодняшних задачах. То, что предстоит в будущем, должно оставаться там и не отвлекать взгляд. Новые дела в списке на текущий день и на будущее можно создавать при помощи электронной почты.
2. У каждой задачи есть свой ранг приоритетности в течение дня. После расстановки приоритетности на день пользователь может начинать работу над ними сверху вниз, всегда зная, на чём нужно сосредо­точиться в определённый момент.
3. Каждая задача должна содержать детальное описание и краткое резюме.
4. Список дел должен быть достаточно простым, чтоб пользователь мог сосредо­точиться на самой работе, а не на инструменте.

Если работы слишком много, то эффективный список дел, по крайней мере, сразу прояснит это, и пользователь начнёт думать, как реорганизовать работу или даже частично от неё отказаться.

Медиадиета

Один из самых настора­живающих побочных эффектов информа­ционной эры — ощущение, что мы обязаны всё знать. Перегрузка информацией может вызвать те же проблемы, что и разбухший почтовый ящик: она давит на людей, вызывая стресс и тревогу.

Первый шаг к тому, чтобы обрести контроль над перезагрузкой информацией — не чувствовать себя виноватым. Научитесь получать только нужную информацию, не пытаясь получить её всю.

Подход, связанный с цифровой грамотностью, подразумевает медиадиету, которой и нужно придерживаться. Медиадиета на самом деле мало чем отличается от ежедневной пищевой диеты.

Создавая свою медиадиету, следует опираться на возможно меньшее количество источников и тратить как можно меньше времени, но при этом оставаться полностью информи­рованным.

Медиадиета — набор источников с двумя главными компонентами: основным составом и группой просмотра.

Основной состав включает 3 источника.

1. Звёзды — редкие источники, которые постоянно предоставляют важную и полезную информацию, касающуюся одной или нескольких областей вашего личного или профессио­нального интереса.
2. Рабочие лошадки — их в составе диеты большинство. Это источники, которым можно верить в отношении некоторой важной информации.
3. Точечные игроки — хороши для решения конкретной задачи.

Группа просмотра — источники, которые ещё не попали в основной состав, но могут там оказаться.

Будьте разборчивы в отношении просмат­риваемых источников. Просмат­ривайте их с определёнными намерениями, понимая, что вы изучаете, зачем и как долго вы намерены использовать этот ресурс. Помните, что в команде не так много места.

Сознавайте, что и зачем вы потребляете, строго оценивайте, что именно вы потребляете, особенно в интернете.

Создание битов

Если нужно что-то сказать, будьте кратки. Каждый раз, посылая электронное письмо, делая фотографию или создавая веб-страницу, вы добавляете ещё несколько капель в и так уже очень глубокий океан. Вы уверены, что ваше сообщение действительно важно?

Цифровая грамотность предполагает, что послание должно иметь в виду ограниченность ресурсов у получателя, поэтому руковод­ствуйтесь следующими правилами:

• при написании электронного письма старайтесь сохранять краткость и ясность;
• при передаче фото выбирайте только лучшие;
• при создании сайта убедитесь, что его тематика ясна с первого взгляда на домашнюю страницу.

Всегда сообщайте о цели письма как можно раньше. Когда письмо попадает в почтовый ящик, первое, что видит его обладатель — поле «Тема». Если оно не заинтересует получателя, у которого мало времени, то это будет единственная часть письма, которую он прочтёт, прежде чем перейти к следующему. Поле «Тема» должно быть описательным, но как можно более кратким.

Письмо должно быть как можно короче, поэтому:

• излагайте в первую очередь самую важную идею;
• затем излагайте вторую по важности идею;
• если имеется и третья по важности идея, подумайте, нужна ли она в этом сообщении вообще;
• старайтесь быстрее закончить письмо.

Длина письма имеет большое значение. Чем меньше времени уходит на чтение письма, тем больше у него шансов быть прочитанным.

Люди учатся только через то, что они уже знают: прежде чем отправить сообщение, необходимо убедиться, что получатель находится в нужном контексте.

Избегайте двусмыс­ленностей, чтоб получателю не пришлось ничего переспрашивать.

Избегайте относительных дат («сегодня», «завтра»).

Никогда не создавайте битов, которые вы бы предпочли не оглашать всему миру.

Не пишите письма под влиянием гнева.