Об искусстве продуктивности без стресса.
Дэвид Аллен, один из пионеров тайм-менеджмента и создатель самой популярной методики личной эффективности — Getting Things Done (GTD), рассказывает о том, что нужно делать, чтобы правильно организовать свою работу, да и жизнь в целом, а также о том, почему современный человек постоянно живёт в стрессе и как это изменить.
Идея 1. Прежде чем начинать новые дела, завершите старые
Незавершенные дела имеют свойство наваливаться разом в самый неподходящий момент. Человек начинает паниковать, хвататься за всё подряд, в итоге он ничего не успевает и ничего не доделывает. Очень важно доводить дела до конца. С завершением проекта высвобождается энергия, которую вы сможете направить на новые проекты, выполняя их более эффективно.
Составьте список своих незавершенных дел, рассортируйте их по количеству времени, которое на них требуется, будьте готовы в любой момент приступить к ним. Например, если вы застряли в пробке, то можете ответить на письма или сделать важные звонки. Если вы ожидаете совещания — приведите в порядок бумаги. Даже такими маленькими шагами вы сможете незаметно выполнить очень много дел. Не забывайте регулярно дополнять список и вносить в него изменения.
Для того чтобы незамедлительно фиксировать все идеи и проекты, заведите себе записную книжку или блокнот, который всегда будете держать при себе. Вы должны сродниться с записной книжкой так, что выйти без нее из дома было бы все равно, что выйти голым.
Записывая все невыполненные дела, не пытайтесь сразу их анализировать и оценивать. Сначала нужно собрать данные — записать, а потом уже работать с ними, обдумывать варианты действий.
Осознанно оценивая свои задачи, вы адекватно оцените и свои возможности. Может быть, что-то нужно делегировать, в чем-то вообще нет необходимости, а вы все еще мысленно держитесь за этот проект.
Создание нового проекта не всегда означает положительные перемены. Наоборот, это может быть сигналом безрассудности и неисполнительности. В то же время, когда вы завершаете старые дела, это характеризует вас как исполнительного человека и говорит о том, что вы наводите порядок в своей жизни.
Идея 2. Чтобы попасть в нужное место, нужно знать, где находишься сейчас
Карта пути будет бесполезна, если не знать, в какой ее точке вы находитесь сейчас. Зная, где вы находитесь, вы поймете, в каком направлении нужно двигаться и сколько придется пройти. Если вы нечетко представляете себе свои задачи, если вы не хотите разобрать свои дела, вам будет трудно привести свою жизнь в порядок.
Чтобы понять, как установить приоритеты в делах, нужно сначала понять, о каких вообще делах идет речь. А для этого как раз и нужна точка отсчета, чтобы понимать, чего вы хотите достичь, осознать, что делаете.
Чтобы реально оценить положение собственных дел, ответьте на вопросы:
- Каковы ваши текущие задачи (включая звонки, переписку, переговоры и т. д.)?
- Каковы ваши текущие проекты (сюда относятся результаты, которые вы пообещали себе достичь: найти детям секции, себе курсы, купить что-либо)?
- Каковы ваши текущие зоны ответственности (управление финансами, персоналом, семья, хозяйство и т. д.)?
- Подумайте, как ваша жизнь и работа изменятся в следующем году.
- Представьте, как изменится ваша жизнь и карьера через несколько лет.
- Зачем вы родились? В чем ваше предназначение?
Когда вы проведете инвентаризацию ваших проектов и проблем, то точно определите свои дела и то, где вы находитесь. Но мало знать, где вы находитесь, нужно использовать эту информацию: задумывайтесь о необходимых шагах, пользуйтесь напоминаниями, составляйте списки дел, фокусируйтесь на положительных результатах и делайте шаги только в наиболее важных делах.
Идея 3. Определите свои приоритеты и регулярно проводите инвентаризацию всех дел
Все наши дела и проекты имеют разную степень важности. Чтобы увидеть её, нужно все задачи выписать и сопоставить. Если задачи сопоставлять только мысленно, выйдет непродуктивно, потому что-то будет недооценено, а что-то переоценено. Выписав все дела, вы посмотрите на задачи со стороны.
Чтобы правильно расставить свои приоритеты, своевременно проводите инвентаризацию всех незавершенных дел, вне зависимости от их размеров.
Часто у людей не хватает времени на «второстепенные» дела, потому что слишком много «горящих дел». Но «горящие» дела не возникают из ниоткуда. Эти дела вы раньше игнорировали, не принимали во внимание, забыли за них. Теперь вы срочно решаете «горящие» дела, отодвинув другие, которые вскоре тоже могут стать «горящими». Вот почему так важно составлять полный список проектов, вписывая в него даже самые маленькие и второстепенные. Так вы предотвратите разрастание их до огромных масштабов.
Разбейте список на 2 части: начатые проекты и проекты, которые вы хотите когда-нибудь сделать, но еще не начали. Отложите пока второй список. А с первым нужно поработать. По каждому начатому проекту решите, какое действие по его выполнению вы можете совершить, какое действие будет следующим. Регулярно пересматривайте статус каждого проекта. Возможно, какой-то проект вы сейчас можете отложить, но вы должны понимать, почему и на какой срок, чтобы ситуация не вышла из-под контроля. Если какое-то дело постоянно занимает все ваши мысли, то с этим делом явно что-то не так. Пересмотрите его, решите, какой результат вы ждете от него и как его достичь.
Не держите все свои планы, идеи, проекты в голове. Вы не сможете распределить правильно приоритеты, вы забудете что-то учесть, а это вызовет стресс. «Выгружайте» свои мысли на бумагу и очищайте мозг. Так вы сможете использовать свою энергию более эффективно. Освободив голову, вы сможете мыслить креативно, ничто не будет вас сдерживать.