Бизнес-процессы . Как их описать, отладить и внедрить

Что такое бизнес-процессы и зачем они нужны

Если вы неспособны описать то, что делаете, как процесс — вы не знаете, что делаете.
Эдвардс Деминг

Бизнес-процесс — это четко описанный алгоритм выполнения работы.

Например, поиск клиента, выполнение его заказа.

Идея процессов давно известна, а преимущества — понятны. Опишите, как вы работаете, добейтесь четкого исполнения процессов, совершенствуйте их — полу́чите много выгод:

• Повысите управляемость бизнеса и прозрачность для руководителей, сможете целенаправленно его совершенствовать: достигать большего, сокращать сроки работ, их трудоемкость и себестоимость.
• Снизите зависимость от звезд и нерадивых сотрудников. Станет проще найти работников, не обязательно нанимать свехталантливых. Новички будут быстрее выдавать нужный компании результат.
• Уменьшите риски увода клиентов, потери технологий при увольнении ключевых сотрудников и пр.
• Освободите время и силы на развитие бизнеса и вообще на жизнь.
• Повысите качество работ, а значит, репутацию компании на рынке.
• Бизнес станет более прибыльным и устойчивым. В том числе в кризис.
• Почему же далеко не всегда удается описать процессы компании, а тем более добиться их надежной работы согласно описанию?

Причины разные:

• Зачастую формальное отношение к написанию регламентов и прочих бумажек.
• Слабое понимание процессного подхода.

Например, большинство авторов не понимают важности того факта, что почти все процессы в компаниях — сквозные, то есть проходят через несколько подразделений и должностей, и большинство проблем возникает на стыках.

Но авторы предлагают описывать отдельно процессы отдела продаж, процессы департамента производства, процессы службы персонала и пр.

Это не просто не полезно — это вредно, так как усугубляет проблемы и замораживает их!

• У большинства консультантов, специалистов по управлению качеством и информационным технологиям недостаточно навыков работы с людьми и вовлечения их в изменения. Компетенция многих экспертов заканчивается на написании документов или программировании. А то, что без грамотного внедрения в культуру компании все это пустое, — кто ж об этом думает?
• Процессный подход помогает выстроить эффективную работу в компании по горизонтали — между сотрудниками и подразделениями. А это в корне противоречит традиционному для России и сопредельных стран авторитарному подходу «я начальник — ты дурак».

Попытки описания и внедрения бизнес-процессов часто проваливаются и приводят к разочарованию.

Почему то, что написано в книгах, чему учат в бизнес-школах и на тренингах, далеко не всегда работает на практике? Как понять и описать лежащие в основе бизнеса процессы, не погрязнув в формализме? Почему коллектив противится изменениям? Как вовлечь команду в развитие бизнеса? Как пройти путь по повышению эффективности и достичь результатов?

Прочитав саммари, вы узнаете, как навести порядок в бизнесе. Компания станет работать более надежно и эффективно, а у вас освободится больше времени для стратегического управления, новых проектов и отдыха. По словам Михаила Рыбакова, это «как пересесть с телеги на современный автомобиль».

Прежде чем приступать к наведению порядка. Основы

Чтобы куда-то осмысленно двигаться, нужно сориентироваться на местности. Определить точку А, где вы находитесь, и точку Б, куда хотите прийти.

Опишите текущее состояние своего бизнеса. Чем сильна компания? Какие есть проблемы? Далее поймите, на какой стадии развития находится ваша организация. Это задание, как и остальные, лучше выполнять вместе со своей управленческой командой.1

На какой вы стадии?

В процессе развития компания проходит три стадии зрелости:

1. Спонтанный бизнес, который держится на энтузиазме и ручном управлении основателей (ООО «Рога и копыта»).

2. Четкая система, когда все работает как швейцарские часы (McDonald’s).

3. Живая, саморазвивающаяся компания, в которой процессы и продукты постоянно улучшаются и создаются новые, команда вовлечена в развитие бизнеса и двигает мир вперед (Google).

Михаил Рыбаков: «Многие российские компании работают довольно хаотично, задачи в них решаются каждый раз как в первый раз. Неформализованный малый бизнес может жить десятилетиями и при этом быть успешным. До тех пор пока собственник не захочет серьезно масштабировать свое дело. Тут его ждет разочарование. Компания выросла, и хорошо управлять прежними методами не получается».

Владельцы и топ-менеджеры работают с утра до ночи, постепенно перегорают. Бизнес становится обузой, чемоданом без ручки: нести тяжело, а выбросить жалко. Поэтому для большинства компаний ближайшая цель (точка Б) — навести порядок в бизнесе, вывести его на уровень надежной эффективной системы.

«Треугольник гармоничного бизнеса»

В бизнесе важен баланс трех элементов: