Сорок три процента. По мнению офисных работников, такой процент времени теряется зря на совещаниях. Проклятье современности — бесконечные встречи, совещания и планерки без четкого плана и темы, не выливающиеся в конкретные действия и не приносящие результатов.
Мы похожи на белок в колесе — назначаем больше и больше совещаний, чтобы решить проблемы, а в итоге делаем все меньше, а устаем все больше. Пора выйти из колеса.
Автор книги не только дает практические советы по поводу того, как оптимизировать традиционные совещания, которые вы организуете и в которых участвуете, но и рассказывает об эффективном использовании новых технологий для встреч: видео- и веб-конференций. Книгу дополняют чеклисты и шаблоны, помогающие внедрять предложенные техники в жизнь.
У вашей будущей экономии времени и сил на совещаниях есть и цена. Для начала вам придется взять на себя ответственность за эффективность встреч, которые вы организовываете или на которых присутствуете. А когда вы станете уверенно использовать инструменты, описанные в книге, вам нужно будет поделиться ими с другими «белками» в вашей организации.
1. Правильное планирование — половина дела
1.1. Подумайте об упущенных возможностях
Если вы — типичный офисный работник, то вы проводите на совещаниях больше четверти своей рабочей недели. Чтобы оценить «масштабы бедствия», возьмите свой календарь за прошлый месяц и посчитайте, сколько времени вы потратили на разнообразные встречи. А теперь вспомните, какой процент времени на этих встречах, как вам кажется, был потрачен зря, без результатов для бизнеса? Сколько часов это в неделю? В месяц? В год? У среднего сотрудника получится около 30 минут в день или 15 суток (!) в год.
Чтобы усилить впечатление, можно прикинуть, сколько времени тратится на встречах впустую за год всеми сотрудниками вашей компании, и умножить это на среднюю стоимость их рабочего часа.
На что вы могли бы потратить это время, если бы не были вынуждены сидеть на бесполезных совещаниях? Может быть, уделить больше времени семье или получить дополнительную профессиональную квалификацию?
Прямо сейчас выберите одну профессиональную и одну личную цель, над достижением которых вы хотели бы работать в освободившееся время. Запишите их на бумаге и повесьте на видном месте. Это будет напоминать вам о цене, которую вы платите за неэффективные совещания.
1.2. Долой ненужные встречи!
Что вы делает в первую очередь, когда получаете приглашение на совещание? Проверяете свой календарь? Неправильно. Первым делом вы должны понять, стоит ли вам вообще присутствовать на этой встрече.
Задайте себе несколько вопросов по методике ППКС:
• Приоритет: соответствует ли эта встреча вашим приоритетам на год?
Мы верим в магию слова, зафиксированного на бумаге. Если у вас еще нет письменного списка из 10 приоритетных целей на этот год, сделайте его сейчас и держите в быстром доступе — на рабочем столе компьютера или в вашем телефоне. Тогда вы сможете при получении любого приглашения или просьбы просто свериться с этим файлом и отклонить те встречи, которые не приближают вас к исполнению приоритетных планов.
• Планоцель: есть ли у собрания цель и план/повестка?
Хорошая цель — четко определенная, практичная и измеримая — служит участникам встречи ориентиром. А соответствующая повестка дня намечает путь к цели и уточняет, кто за какую часть встречи будет отвечать. У «планоцели» есть и дополнительный позитивный эффект: она помогает определить, кто должен присутствовать на совещании, а кого приглашать не требуется.
• Краткость: можем ли мы уложиться в меньшее время?
Любимая игра офисных работников: домино из совещаний. Вы назначаете встречи встык одну за другой, и стоит первому совещанию задержаться — и вот вы уже опоздали на следующее, а потом и на то, которое за ним. Ваше расписание посыпалось, как костяшки домино. В итоге одни участники прибегают на встречу позже, запыхавшиеся и нервные, а другие ждут их и злятся на потерю времени. Дело усугубляется тем, что стандартные настройки в электронных календарях услужливо предлагают для встреч 30 или 60-минутные интервалы и не предусматривают пауз. Очень простой метод: заранее планировать встречи на 20 и 50 минут, так у вас будет 10-минутный буфер между встречами.
Не назначайте длинные встречи, если цель может быть достигнута коротким разговором на 5–10 минут. Иногда встреча вообще не нужна, а вопрос можно решить разговором по телефону или общением по внутреннему чату.
Правда, никакой буфер не поможет, если никто не контролирует временные рамки на самом совещании. Начните с тех встреч, которые вы сами организуете — сообщите участникам заранее, что встреча начнется и закончится ровно по расписанию, и выполните свое обещание. Жесткие рамки помогают держать дисциплину.
Попросите всех придти чуть заранее, чтобы не пропустить важную информацию, которая будет сообщена в самом начале встречи. Короткие встречи и планерки можно проводить стоя, чтобы у участников был стимул закончить с обсуждением скорее.
Когда вы распускаете участников на перерыв, не говорите «Начнем через 10–15 минут». Говорите: «Сейчас на часах 10.41, в 10.51 мы продолжим обсуждение».
Еще один прием для экономии времени: если по результатам встречи нужно организовать еще один звонок или совещание для обсуждения результатов, то назначьте для него дату и время сразу, прямо на встрече, чтобы потом не пришлось обзванивать всех участников отдельно или устраивать длинный обмен электронными письмами для согласования удобного времени.
• Свободное время: действительно ли у вас есть время на это совещание?
Большинство из нас так или иначе используют электронные календари, но часто такой календарь не показывает полной картины нашей занятости. Вы не можете все время проводить на встречах, вам как минимум нужно время для подготовки к ним. Резервируйте блоки времени в своем календаре для собственной работы, так вы увидите, сколько на самом деле у вас ресурса.
Первые 7 дней доступа — бесплатно.