Слово «канбан» пришло из японского языка и буквально переводится как «вывеска», «рекламный щит». В мире бизнеса канбан означает систему организации производства и снабжения, позволяющую реализовать принцип «точно в срок».1
Авторы книги «Персональный Канбан», успешные консультанты в области управления и работы с персоналом, предлагают простую и действенную систему регулирования своей занятости и управления личным временем. Нам всем до боли знакома ситуация, когда на работе вечный завал, несмотря на то, что мы там проводим большую часть суток, и при этом никто «не отменяет» общение с детьми, родителями, друзьями, решение персональных проблем и вообще «жизнь». Все это приводит к стрессу, бессоннице, плохому настроению.
Столкнувшись с нескончаемым потоком требований и обязанностей, мы истощаем наши умственные ресурсы и оказываемся погребенными под грузом проблем. Авторы уверены, что так жить нельзя, и объясняют, как можно вновь стать хозяином своего времени и своей жизни.
Однако от книги Бенсона и Бэрри не стоит ожидать примитивных рецептов для легкой жизни. Авторы предлагают гибкую систему базовых знаний, которые каждый читатель сможет приспособить к своим собственным обстоятельствам и найти свой собственный путь к успешной и сбалансированной жизни.
Правила персонального канбана
Правило 1: Визуализируйте свою работу. Тогда у вас появится более ясное представление об объеме работы, «физическая» запись того, на что уходит ваше время. Вы обретете контроль над своей нагрузкой и сможете принимать более разумные решения.
Правило 2: Ограничивайте количество незавершенной работы. Это позволит вам сосредоточиться на том, что вы делаете, работать быстро и вдумчиво, спокойно реагировать на внешние воздействия.
Персональный канбан — это динамичная, интерактивная «карта» вашей личной занятости. Она позволяет видеть, что вас ожидает впереди (ваши цели, новые задания), где вы находитесь сейчас (чем вы заняты в данный момент времени) и где вы были раньше (что вы уже проделали). Как и любые географические карты, персональный канбан содержит массу информации: что вы хотите, что вы делаете, как вы это делаете и с кем, что уже сделано, что осталось незаконченным, как быстро вы работаете, что вызывает заторы в работе, почему какие-то дела вы все время откладываете «на потом», что вы можете пообещать, а на что — сказать «нет». Когда мы видим «карту» нашей работы, у нас появляется ясность, которая позволяет находить лучшие варианты действий.
В основе персонального канбана лежит концепция менеджмента (известная как Лин), в силу которой расширение доступа к информации обеспечивает принятие более ответственных решений в процессе создания новых ценностей. Сотрудники чувствуют больше уважения к ним, рабочие группы становятся более мотивированными, и сокращаются потери времени. Целью концепции Лин является возникновение культуры «кайзен», то есть стремления к постоянному улучшению рабочих процессов.
Построение персонального канбана
Вы можете использовать доску, на которой пишут фломастерами, грифельную доску, доску для объявлений, блокнот, дверь холодильника, компьютер — любой предмет, который позволит вам прочитать ту абстрактную информацию о предстоящей работе, которая находится в вашей голове. Кроме того, вам понадобятся ручка, фломастер и клейкие листочки для заметок. Персональный канбан позволяет увидеть «течение» вашей работы — от ее начала до завершения. Самый простой вариант «течения» — это разделение работы на ту, которую вы готовы начать (колонка «начало»), ту, которую вы уже делаете (колонка «в работе»), и ту, которую вы завершили (колонка «сделано»).
Но сначала надо выяснить, что собственно вам предстоит сделать. До тех пор, пока предстоящая работа остается в нашей голове аморфной и гнетущей массой, мы ее не понимаем, мы ее боимся, и мы не уверены в успехе. Чтобы принять правильное решение, у нас должно быть четкое и ясное представление о том, что именно нам предстоит сделать. Поэтому берите клейкие листочки и записывайте на них абсолютно все, что нужно сделать: задачи большие и маленькие. Не обманывайте себя и не прячьте голову в песок. Прежде чем начать укрощение страшного зверя под названием «работа», надо увидеть его целиком, даже если для этого понадобится обклеить листочками все стены вашей квартиры.
Сделав это, вы должны решить, какие задачи необходимо решить в первую очередь, и прикрепите соответствующие листочки в колонку «начало».
Учеными отмечено, что наш мозг в большей степени фокусируется на прерванных, незавершенных мыслях и действиях, чем на полностью законченных. Незаконченные дела отвлекают наше внимание и раздражают, вызывают беспокойство и бессонницу, тем самым понижая нашу производительность и увеличивая риск ошибок. Поэтому, когда мы можем бумажку с описанием задачи перетянуть из колонки «в работе» в колонку «сделано», наш мозг испытывает радость. Мы гордимся собой. Мы можем приступать к исполнению следующего задания.
Так же, как у жонглера есть предел количеству шариков, которые он может спокойно и уверенно удерживать одновременно в воздухе, у каждого из нас есть предел количеству заданий, параллельно работать над которыми мы можем успешно и эффективно. Исследования показывают, что мы не можем достигнуть нашей максимальной эффективности, работая над несколькими задачами одновременно. И наоборот, наша эффективность возрастает, когда мы ограничиваем количество параллельно решаемых задач. Персональный канбан как раз и позволяет найти правильное количество работы, которую мы можем проделывать с оптимальной скоростью и эффективностью.
Вы можете добавить колонку «ожидание» для тех дел, которые вы не можете завершить, потому что ждете какого-либо действия со стороны других людей. Однако «не перегружайте» эту колонку и не «перетягивайте» новые дела в колонку «в работе», пока не проверите, что происходит с теми, что уже находятся в «ожидании».
Вы также можете сделать еще одну колонку с названием «сегодня», куда вы будете помещать листочки с делами, над которыми вы планируете работать сегодня. Эта колонка поможет определить разницу между тем, что мы задумали сделать за день, и тем, что мы реально успели. Постепенно мы научимся определять свою дневную производительность, ставить себе на день более реалистичные цели и радоваться своей эффективности.
Первые 7 дней доступа — бесплатно.